Hoy voy a explicaros un descubrimiento mágico que he hecho con Shopify, que me ha hecho ahorrar literalmente miles de euros, quebraderos de cabeza y posibles sanciones de la Agencia Tributaria Española.

Se llama QUIPU!

Hacía tiempo que estaba buscando una programa de contabilidad potente y que estuviera en la nube. Me empujaban dos motivos:

1.- Quiero tener mis datos contables accesibles desde cualquier parte del mundo ya que o bien tengo que dar acceso a una o varias gestorías, o bien me voy de viaje y quiero ver mi contabilidad desde otro ordenador o simplemente quiero dar acceso directamente a un banquero, inversor o la misma Agencia Tributaria para que lo vean todo. Sí, sí, los que estamos en ecommerce, lo tenemos todo más blanco que que el culito de un bebé.

2.- Al estar en la nube, si quien hay al frente tiene … valga la redundancia… dos dedos de frente, permitirá a otras herramientas que inyecten datos o que puedan leer datos de mi cuenta. Lo que se llama en términos técnicos una API.

Bien, lo he conseguido!

Por un importe más que justificado, tengo una herramienta super potente. En mi caso, los típicos ContaPLUS y demás piedras que hay por el mercado no le llegan ni a la suela del zapato…

No solo es QUIPU una herramienta de contabilidad fantástica super recomendable para PYMES y autónomos sinó que además es un fantástico gestor de documentación. En palabras llanas: me llega una factura o tengo un ticket, lo escaneo o le echo una fotillo con el móvil, lo subo a QUIPU y lo tiro a la papelera. La factura, … queda automáticamente vinculada al asiento contable!!!

Pero lo más espectacular esta por llegar….

Como muchos de vosotros estaréis haciendo, mis pedidos en Shopify, los contabilizaba a final de mes sumando todos los importes, y entrando en otro programa contable: mes de enero: 57.345 €uros – Clientes varios, de tal forma que en un único asiento tenía una agrupación de unos 1.000 pedidos (orders de Shopify).

Lo divertido, pasó, como siempre… cuando vino la Agencia Tributaria a revisarme el IVA y me dijo que lo estaba haciendo mal y que me jugaba una multa de algunos miles de euros…

Total, que por los motivos descritos anteriormente y por la posible sanción me puse a trabajar en serio, haciendo de Sherlock Holmes, averiguando quien carai en este país de pandereta, me podía dar una solución seria y fiable.

Encontré de todo: herramientas en la nube que parecen fantásticas pero que después resulta que no tienen API o herramientas conocidas por todos que ni tienen versión en la nube y sus “comerciales” no tienen ni pajotera idea de qué es una API. (total, yo no soy ningun crack técnico para nada, pero lo que sí tengo claro es que en el momento que vivimos, cualquier ordenador tiene que poder “hablar” con otro, y pasarle datos)… Que no est tan complicado señores de contaPLUS! Que tenéis a 400 ingenieros en plantilla!

Vaya que lo conseguí, lo encontré: QUIPU!

Primero me di de alta en QUIPU (tienen un free plan para probar). Y paralelamente contacté con ellos para ver si era posible inyectar order a order de Shopify en mi cuenta de QUIPU. Todo fueron facilidades. QUIPU me puso en contacto con un desarrollador Español experto en Shopify y que también sabe mucho de QUIPU y en una semana tenía el circo montado.

Es espectacular ver como yo, no tengo que hacer nada y en tiempo real, mi gestoria va viendo como van entrando los pedidos de Shopify en QUIPU y se van generando las facturas simplificadas.

Tengo otra línea de facturación para ventas que hago a mayoristas (estas las hago manualmente), pero me he ahorrado entrar manualmente mes a mes, factura a factura.

Por tacañería, calculé lo que me podia llegar a costar esto (hacerlo yo de forma manual), y ví que tardaba una media de 30 segundos en hacer una factura desde Shopify, manualmente a QUIPU (u otro programa de contabilidad). (no conté los posibles errores que yo (como humano que soy), podía cometer….

Aquí los números:

1.000 facturas al mes x 30 segundos = 500 minutos!! = 8,333 horas!

Si pongamos, mis horas valen… 30 euros… = me he ahorrado 250 euros al mes en mi tiempo! o … 3.000 euros al año!!!!

Total, que les he pagado 239,4 euros por el uso de un año completo de QUIPU que he pagado con el ahorro de mis horas de sólo un mes. (no cuento aquí el coste del setup que me ha hecho el desarrollador ni los 11,99 euros mensuales que me cobra por mantener su conector “atento contínuamente” a mis pedidos de Shopify.)

Y si aún quieren mas señores… este mismo individuo… me montó el conector con Amazon Europe y QUIPU! Con lo que estoy vendiendo en Amazon en 26 países y todas las facturas van a parar a mi QUIPU en tiempo real. Como un calcetín vaya!

Oye, si tienes mareos fiscales y de gestión de contabilidad, de verdad, habla con esta gente de QUIPU que son super ágiles, amables, rápidos, controlan un montón y te montan toda la fiesta fiscal/contable en pocos días.

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